Así es como se planea una semana

Hace varios meses, escribí un artículo que se llamaba “Cómo me organizo para mantenerme productivo y enfocado” en el que hablaba del punto en el que tuve que aprender a organizar mi vida si quería de verdad lograr todas mis metas.

A diferenciad de ese artículo, este es más como una guía específica y puntual. Luego de haber lanzado mi curso en línea “Kill Procrastination”, sé que este es uno de los temas que más le interesan a todas las personas. Y espero que le sirva a cualquiera que, como yo, quiera llegar al siguiente nivel, tener metas retadoras, y encontrar el tiempo para hacerlo.

También es una guía de cómo te puedes mantener con energía y sentir que tienes un propósito mientras llevas a cabo todo esto.

Lo primero que tienes que hacer, es confiar en éste método. Siempre lo digo en las pláticas y talleres que doy. Porque todo lo que digo aquí pueden parecer ejercicios muy básicos, pero son los ejercicios que nunca nos damos el tiempo para hacerlos. Y si algo he descubierto, es que todo está en los detalles.

Esto es lo que yo hago cada domingo para planear mi semana:

1 Vacía tu mente

Dicen que podemos estar estresados y tener ansiedad por dos cosas: por tener exceso de pasado, o por tener exceso de futuro.

Lo ideal es vivir en el presente. Y una buena manera de hacerlo es dejar de pensar en lo que hicimos y en lo que tenemos que hacer.

Este primer paso es muy importante. Lo que tienes que hacer es agarrar una hoja de máquina o una libreta y anotar lo que sabes que tienes que hacer durante la semana. Anota absolutamente todo lo que se ocurra. Desde el más pequeño qué hacer insignificante, hasta el pendiente más grande que recuerdes.

¡Aquí no importa el orden! Puede ser una lista, una lluvia de ideas, o palabras en diferentes partes de tu hoja. (En otro paso le vamos a dar orden e importancia a estos pendientes.)

El objetivo es, literalmente, vaciar tu mente y darte una sensación de tranquilidad de que ya todo está anotado.

2 Visualiza

Ahora que ya tienes anotado todo lo que tienes que hacer, lo que sigue es visualizar.

Para este paso, lo que hago es poner música inspiradora como algún piano tranquilo e inspirador o el soundtrack de alguna película que me guste, y me hago estas preguntas: ¿cómo me gustaría ser recordado? ¿qué quisiera haber logrado ?

Una buena forma de imaginarlo es visualizando que tienes 80 años. Estás sentado en la sala de tu casa, y en la tele está a punto de iniciar un programa que hablará sobre tu vida. ¿Cómo te gustaría que te estuvieran presentando? ¿Qué logros importantes estarán diciendo que tuviste a lo largo de tu vida? ¿Cuál fue el más importante? ¿A qué te dedicaste cuando te retiraste?

En una hoja, anota todos esos logros importantes que quisieras haber logrado durante tu vida.

Recuerda: tienes que confiar en este método y de verdad hacerlo. Entre más profundo seas, mejor serán los resultados.

3 Acelera

Este es uno de mis pasos favoritos. Vamos a acelerar las cosas un poco. Toma los proyectos o las ideas que más te apasionen de tu visualización, y proponte hacerlas durante este año, este mes, y esta semana. ¡No tienes que esperar a tener 60 o 70 años para cumplir esas metas! Si es lo que tu verdadero yo quiere hacer, ¿por qué esperar?

Muchas de las personas con las que hablo, quieren hacer algo pero están esperando el momento perfecto para hacerlo. Yo también lo hacía. Pasé años esperando tener la idea del libro perfecto y la idea para una empresa perfecta.

¿Pues qué crees? El momento perfecto para hacer las cosas, es hoy mismo. No esperes nada. Porque nunca vas a tener la experiencia ni el conocimiento suficiente para que todo salga perfecto. Es al revés, la mejor experiencia para llevar a cabo tu idea, solamente te la va a dar trabajar en ella.

Yo ya aprendí que hecho es mejor que perfecto. Y espero que tú también lo hagas.

“Empieza desde dónde estás, con lo que tienes y con lo que eres.”

Entonces, el tercer paso, es seleccionar esas metas que antes se veían muy lejanas, para acelerarlas, y hacer que sucedan lo más pronto posible.

4 Actualizar lista de cosas por hacer

Ahora que ya sabes lo que quieres hacer en el largo plazo, y que ya tienes definido el proyecto que vas a acelerar, anota qué puedes hacer esta semana para avanzar en eso.

El propósito es que en lo que hagas esta semana, te acerques un poco más a cumplir esa o esas metas que son importantes para ti y no que solamente pierdas el tiempo en tareas con resultados poco relevantes.

Si tu proyecto es abrir un negocio, proponte definir el nombre esta semana, y buscar los costos básicos. Si vas a escribir un libro, proponte escribir el primer capítulo. Si vas a iniciar una fundación, proponte buscar armar la primera presentación. O si vas a armar tu propio podcast, proponte hacer el script y la estructura del primer episodio. ¡No importa cuál sea la idea que harás realidad! ¡Haz algo esta misma semana!

Agrega estas cosas que puedes hacer para avanzar en tu proyecto a la lista que ya tenías de todo lo que tienes que hacer esta semana.

5 Definir tiempos en un calendario

Una de las cosas que más me ha funcionado es tener un calendario digital que ademas de incluir mis reuniones o actividades, también tenga cada una de las cosas que tengo que hacer durante el día.

Descubrí que a mí no me funcionan los checklists. ¡Se hacen infinitos!

Por eso, en este paso, lo que hago es ver la lista de cosas que tengo que hacer que hicimos anteriormente, y la voy acomodando, una por una, en mi calendario, con una hora y fecha específica.

Estos son ejemplos de como han quedado algunos de mis días:

6:30 Hacer yoga
8:00 Desayuno - Baño
9:00 Hacer cotización ...
11:00 Desarrollar ideas para XXXX
12:30 Junta con XXXXXX
2:00 Comida - Casa
3:00 Enviar correos pendientes
4:00 Hacer depósito 
4:30 Junta con XXXXX
6:30 Llamar a XXXXX
6:45 Terminar proyecto XXXX
8:00 Leer

Lo que me encanta es que puedo tener una perspectiva de qué es lo que lograré en la semana. Siempre tengo activada esta vista semanal:

Como puedes ver, hay cosas tan simples como Enviar un recibo, y cosas que requieren más tiempo como Desarrollar un proyecto.

Cuando termino de acomodar todo lo de la semana, puedo estar tranquilo de que ya está todo acomodado y que no se me está olvidando ningún pendiente. Y que si sigo el plan tal cual, cumpliré tanto con lo grande, como con lo pequeño.

6 Ejecutar el plan de la semana

Decir que vas a hacer una cosa es muy diferente a de verdad hacerla.

Este siglo ya no es el de las ideas, como lo fue el siglo pasado. Es el siglo de la ejecución. Si volteas a cualquier lado, vas a poder comprobar eso. En donde sea. ¿Quién está avanzando? Los que están ejecutando sus planes. Los que están poniendo en marcha sus ideas. Los que en lugar de quedarse pensando una y otra vez las cosas, las están haciendo y mejorando.

No es fácil.

Ser un ejecutor, y no solamente un soñador, se ha vuelto cada vez más difícil. Las distracciones están por todos lados. También las excusas. Y los miedos.

Hoy por ejemplo, había planeado levantarme más temprano que de costumbre. Cuando sonó mi alarma, sentí como si todo el cansancio del mundo de repente se hubiera depositado en mí. “No pasa nada si me levanto más tarde”, fue lo primero que pensé. Podía despertar más tarde y reacomodaron mi agenda como yo quisiera. Casi cuando me iba a volver a dormir, pensé: “Por algo planeaste tu día de esta manera. Ayer que lo pensaste, por algo sonaba bien”. Y esa fue mi ancla. Eso fue lo que hizo que me apegara al plan. Y es parte de la dificultad de ejecutar hasta tus propios planes.

Hay un libro que leí que se llama “La regla de lo 5 segundos”. Se trata sobre cómo cuando queremos hacer algo, nuestro cerebro empieza a pensar en razones para no hacerlo. Es nuestra manera de protegernos. Lo que recomiendan en ese libro es que la próxima vez que quieras hacer algo, como decir lo que piensas, levantarte de la cama o terminar una tarea, tiene que hacer una cuenta regresiva en tu cabeza. Como si fueras a lanzar un cohete. Cinco. Cuatro. Tres. Dos. Uno. ¡Hazlo! Esa simple cuenta regresiva distrae a tu cerebro de pensar en los posibles peligros, en los miedos o en los posibles obstáculos.

Seguir esa regla es lo que me sirvió hoy, y cada vez que tengo que seguir apegándome a mi propio plan. Y también recordar que en este mundo de distracciones, si quieres cambiar o seguir adelante, tienes que ser un ejecutor. No solamente un planeador o soñador.

Herramientas sugeridas

Google Calendar

Planeador Semanal

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